POLITICA DE TRATAMIENTO PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES
La presente Política de Tratamiento de Datos Personales (en adelante la “Política”), tiene como objeto establecer e informar el tratamiento que da Fast Pharma SAS (En adelante FAST PHARMA SAS) a los datos personales de quienes los han proporcionado tales como pacientes, proveedores, clientes, profesionales de la salud y empleados, así como difundir y proteger los derechos que le asisten a los titulares de dichos datos personales. Ésta política define los requerimientos mínimos para asegurar un adecuado nivel de protección dentro de FAST PHARMA SAS para la recopilación, uso, revelación, transferencia, almacenamiento y otros procesos de datos personales.
FAST PHARMA SAS enfatiza su compromiso con la privacidad y protección de datos personales.
Esta Política se aplicará a todas las Bases de Datos y/o archivos que contengan datos personales que sean objeto de tratamiento por parte FAST PHARMA SAS. Aplicará a todos los canales de comunicación e interacción que adelante la compañía y en la que se recolecten datos Personales tales como Datos Personales Sensibles, comerciales y/o administrativos, entre otros.
IDENTIFICACIÓN DEL RESPONSABLE
Fast Pharma SAS: Calle 127 # 16 A – 76 Oficina 401
Correo electrónico: info@fastpharma.com.co
DEFINICIONES
“Bases de datos”: El conjunto ordenado de datos personales referentes a una persona identificada o identificable, el cual va a ser objeto de tratamiento.
“Datos Personales”: Cualquier información, material audiovisual, pieza de información y/o cualquier otra información relacionada con estos que esté vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas determinadas o determinables. Los Datos Personales incluyen los datos privados a que se refiere la Ley 1266 de 2008.
“Datos Personales Sensibles”: Datos personales que afectan la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos .FAST PHARMA SAS no maneja este tipo de datos ya que no son solicitados explícitamente; sin embargo se deja estipulado en la política, de manera que de presentarse sean tratados adecuadamente
“Encargado”: La persona natural o jurídica, pública o privada que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta de FAST PHARMA SAS
“Normativa Aplicable”: Cualquier legislación de protección de datos y/o privacidad aplicable, incluyendo pero no limitada a la Ley 1266 de 2008, Ley 1581 de 2012, Decreto 1377 de 2013 y cualquier otra legislación que las modifique, adicione, reglamente, o sustituya y cualquier otra norma que regule la materia. Así mismo, se entenderá que dentro de esta definición se incluyen las disposiciones de la Constitución Política de Colombia, Ley 1480 de 2011, Circulares expedidas por la SIC sobre protección de Datos y doctrina de la Delegatura de Protección de Datos de la SIC.
“Responsable”: La persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos personales.
“SIC”: Superintendencia de Industria y Comercio.
“Titular”: La persona a quien corresponden los datos Personales que son objeto de Tratamiento.
“Transferencia”: Comunicación de datos por parte del responsable y/o encargado del tratamiento, quienes se encuentran ubicados en Colombia,
“Tratamiento”: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, y datos personales sensibles, tales como la recolección, transferencia, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
Esta Política deberá ser revisada por lo menos cada 2 años o antes si las condiciones del negocio y entorno regulatorio lo ameritan. FAST PHARMA SAS se reserva el derecho de modificar el contenido de la Política sin previo aviso con el fin de reflejar cualquier cambio legislativo, técnico, tecnológico o de la industria farmacéutica. Una vez actualizada la Política, la misma estará disponible para su consulta y se le notificarán a los Titulares los cambios indicando la fecha en que las modificaciones entraron en vigor.
GENERALIDADES
Durante el tratamiento de los datos personales y datos personales Sensibles, FAST PHARMA SAS cumplirá con los principios rectores de protección de datos establecidos en la normativa aplicable, tales como: i) legalidad; ii) finalidad; iii) libertad; iv) veracidad; (v) transparencia; (vi) acceso y circulación restringida; (vii) seguridad; y (viii) confidencialidad.
Para el tratamiento de los datos personales FAST PHARMA SAS solicitará la autorización previa, expresa, informada y clara por parte del titular de los datos. Lo anterior, con excepción de los casos en que la normativa aplicable permite el tratamiento de datos sin requerir autorización.
El Tratamiento de los datos personales se realizará en los términos del consentimiento expreso autorizado por el titular y/o su representante y únicamente para las finalidades previstas en el mismo.
No será necesario el consentimiento para el tratamiento de datos personales cuando:
Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial;
Datos de naturaleza pública;
Casos de urgencia médica o sanitaria;
Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos;
Datos relacionados con el registro civil de las personas.
Los datos personales sólo serán objeto de tratamiento durante el tiempo que sea razonable y necesario, de acuerdo con las finalidades que lo justificaron, atendiendo a las disposiciones aplicables a la materia de que se trate (ej. aspectos administrativos, contables, fiscales, jurídicos e históricos de la información). Una vez cumplida la o las finalidades del tratamiento y sin perjuicio de normas legales que dispongan lo contrario, FAST PHARMA SAS deberá proceder a la supresión de los datos personales en su posesión, sin perjuicio de la posibilidad de conservar aquellos que se requieran para el cumplimiento de una obligación legal o contractual.
El tratamiento de los datos personales se realiza específicamente para realizar la facturación de venta de productos a pacientes, clientes y proveedores con los cuales se tiene relación específicamente de tipo comercial, los datos sólo serán manejados por El departamento comercial y financiero y se encuentran en el software de contabilidad contratado para tal fin, posee clave de seguridad privada. Se guarda en los archivos una copia de las facturas y documentos requeridos bajo estándares de seguridad y confidencialidad básicos, utilizando los datos de manera exclusiva para la finalidad descrita en el correspondiente aviso de privacidad, y adecuándose a los requerimientos de la normativa aplicable.
FAST PHARMA SAS proporcionará las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. La obligación y responsabilidad de FAST PHARMA SAS se limita a disponer de los medios adecuados para este fin. FAST PHARMA SAS no garantiza la seguridad total de su información ni se responsabiliza por cualquier consecuencia derivada de fallas técnicas o del ingreso indebido por parte de terceros a la base de datos o archivo en los que reposan los datos personales objeto de tratamiento por parte de FAST PHARMA SAS y sus encargados. FAST PHARMA SAS exigirá a los terceros que contrata o con quienes intercambie información, la adopción y cumplimiento de las medidas técnicas, humanas y administrativas adecuadas para la protección de los datos personales en relación con los cuales dichos terceros actúen como encargados.
TRATAMIENTO Y FINALIDAD
Dentro de las finalidades generales para las cuales FAST PHARMA SAS realiza el tratamiento de estos datos personales se encuentran las siguientes:
Realizar actividades propias del objeto social de FAST PHARMA SAS.
Realizar actividades comerciales y de mercadeo a través del tratamiento de datos Personales de clientes y proveedores.
Dar cumplimiento a obligaciones legales, procesos judiciales y contractuales.
Responder a sus consultas y atender sus solicitudes, así como enviarle los documentos que solicita o alertas por correo electrónico.
Hacer seguimiento y dar trámite a reportes de quejas de calidad de producto y eventos adversos.
Realizar la gestión y administración de los Recursos Humanos de FAST PHARMA SAS.
Hacer cumplir nuestros términos y condiciones.
Para cualquier otro fin legítimo autorizado por usted.
DERECHOS DE LOS TITULARES
A continuación se describen los derechos que le asisten como titular de los datos personales objeto de tratamiento por parte de FAST PHARMA SAS:
Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a FAST PHARMA SAS. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado;
Solicitar prueba de la autorización otorgada a FAST PHARMA SAS para el tratamiento de los datos Personales;
Ser informado por FAST PHARMA SAS, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales;
Presentar ante la SIC quejas por infracciones a lo dispuesto en la ley de protección de datos personales y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen;
Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato. Sin perjuicio de los anterior, la supresión o revocación no procederá cuando el titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos ni mientras se encuentre vigente la relación entre el titular y FAST PHARMA SAS que dio origen a la recolección de los datos personales.
Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.
MARCO LEGAL
- Constitución Política, artículo 15
- Ley 1581 de 2012
- Ley 1273 de 2009
- Ley 1266 de 2008
- Decretos reglamentarios 1727 de 2009, 2952 de 2010 y 1377 de 2013
- Avisos de privacidad, y reglamento interno de trabajo
PROCESO PARA LA CAPTURA Y ALMACENAMIENTO DE DATOS PERSONALES. FAST PHARMA SAS captura y almacena datos que generalmente le son suministrados por clientes, proveedores, visitantes, empleados
Teniendo en cuenta lo anterior, el proceso de captura y archivo de los datos personales que le puedan ser suministrados, deberá someterse al siguiente proceso:
- Clientes, La información del cliente será capturada por los ejecutivos de cuenta o por toda aquella persona de la compañía que tenga contacto directo con el cliente y cuyo contacto se realice por primera vez. Para el levantamiento de la información del cliente deberá hacer uso del formulario de Clientes que se encuentra en el Anexo I. Esta información reposa en el folder del cliente y se usará específicamente para la creación y estudio de condiciones de pago
- Proveedores. La información de los proveedores será capturada por cualquiera de las personas del área de compras (gerencia general) o por toda aquella persona que tenga contacto directo con los proveedores y cuyo contacto se realice por primera vez. Para el levantamiento de la información del proveedor se deberá hacer uso del formulario de Proveedores que se encuentra en el Anexo II. Esta Información se usará específicamente para crear el proveedor y determinar las condiciones comerciales entre las partes
- Médicos La captura de datos de profesionales médicos podrá ser efectuada (i) mediante la consulta a bases de datos de acceso público o bases de datos públicas, incluyendo pero sin limitarse a directorios médicos, directorios telefónicos, directorios de profesionales, directorios ubicados en la recepción de edificios, clínicas, hospitales, centros de salud, consultorios; tarjetas de presentación, papelería de fórmulas médicas, diplomas ubicados en espacios de acceso público;
AUTORIZACIÓN PARA TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES – LABORAL En mi calidad de POSTULANTE y/o TRABAJADOR de la empresa FAST PHARMA SAS.; manifiesto que autorizo el tratamiento de mis datos personales para que puedan ser utilizados directa o indirectamente con fines administrativos, comerciales, financieros y de seguridad privada, tales como procesos de admisión, selección y vinculación de personal de FAST PHARMA SAS o de terceros; otorgamientos y cesiones de créditos de libranza; vinculación al sistema de seguridad social en salud, pensiones y ARL, transcripción de incapacidades; manejo de nómina y otorgamiento de beneficios legales o extralegales, envío y manejo de comunicaciones y uso de imágenes y fotografías con fines informativos o publicitarios, así como cualquier otro uso que se considere necesario en desarrollo de la relación contractual.
CONSENTIMIENTO INFORMADO: FAST PHARMA SAS., podrá recolectar, almacenar y usar mis datos, incluyendo pero sin limitarse a datos sensibles tales como los que revelen el origen racial o étnico, los datos relativos a la salud, y los datos biométricos que voluntariamente he suministrado, o los que puedan ser capturados en archivos de video o archivos electrónicos por razones de seguridad privada; o los que suministre en el futuro.
Por lo anterior, FAST PHARMA SAS podrá hacer uso de los datos personales, en relación con todos los trámites previamente referidos, incluyendo transferencia internacional de datos, así como frente a las diferentes entidades de vigilancia y control.
He sido informado que mis datos y mi información serán almacenados en la base de datos de FAST PHARMA SAS., NIT:900.941.872-8 domiciliado en la Calle 127 # 16 A – 76 Oficina 401 de la ciudad de Bogotá D.C; con teléfono: (601)-310 9714, quien en su calidad de responsable y encargado del tratamiento, guardará confidencialidad atendiendo los requisitos de seguridad exigidos por la Ley (1581/2012) y en las demás disposiciones normativas aplicables. Declaro conocer los derechos que me asisten como titular de mis datos personales, de conformidad con lo establecido en la Ley 1581 de 2012.